Datenschutzbestimmungen
DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN gem. EU-DSGVO
1. Allgemeine Bestimmungen
Österreichische Gesellschaft für Pneumologie (ÖGP) behaltet sich das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen jederzeit unter Beachtung der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu ändern.
1.1. Persönliche Daten:
Ihre (im Zuge Ihrer Mitgliedschaft bzw. über etwaige Anmeldeformulare für Fortbildungsveranstaltungen/Grant- bzw. Fellowshipbewerbungen etc.) freiwillig übermittelten persönlichen Daten werden entsprechend der jüngsten Rechtsvorschriften zu Datenschutz (EU-DSGVO 2018) erhoben, gespeichert und verarbeitet.
Mitgliedschaft:
Eine Mitgliedschaft in der ÖGP ist ohne das Erheben, Speichern und Verarbeiten Ihrer persönlichen Daten nicht möglich. Dies geschieht ausschließlich zum Zweck der Verwaltung und zur Organisation inkludierter Leistungen Ihrer Mitgliedschaft. Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in den Verwaltungsablauf involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht – entsprechend den Erfordernissen Ihrer Mitgliedskategorie (Versandpartner, etc.)
Grants & Fellowships:
Eine Bewerbung für Grants bzw. Fellowships der ÖGP ist ohne das Erheben, Speichern und Verarbeiten Ihrer persönlichen Daten nicht möglich. Dies geschieht ausschließlich zum Zweck Organisation und Durchführung der Grant-/Fellowshipvergabe. Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht (Wissenschaftliche Jury, Publikationspartner, etc.)
Fördernde Mitglieder:
Eine fördernde Mitgliedschaft in der ÖGP ist ohne das Erheben, Speichern und Verarbeiten Ihrer persönlichen Daten und den Daten der Firma, die Sie vertreten, nicht möglich. Dies geschieht ausschließlich zum Zweck der Verwaltung und zur Organisation inkludierter Leistungen Ihrer Mitgliedschaft. Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht.
Registratur, zusätzliche Buchungen & Hotelbuchung bei Fortbildungsveranstaltungen, die von der ÖGP selbst organisiert und durchgeführt werden:
Eine Anmeldung zu unseren Fortbildungsveranstaltungen ist ohne das Erheben, Speichern und Verarbeiten Ihrer persönlichen Daten nicht möglich. Dies geschieht ausschließlich zum Zweck der Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in den Veranstaltungsablauf involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht – entsprechend den Erfordernissen Ihrer Buchungen.
Ausstellung- und/oder Sponsoringteilnahme bei Fortbildungsveranstaltungen, die von der ÖGP selbst organisiert und durchgeführt werden:
Eine Teilnahme als Aussteller und/oder Sponsor bei unseren Fortbildungsveranstaltungen ist ohne das Erheben, Speichern und Verarbeiten Ihrer persönlichen Daten und den Daten der Firma, die Sie vertreten, nicht möglich. Dies geschieht ausschließlich zum Zweck der Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in den Veranstaltungsablauf involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht – entsprechend den Erfordernissen Ihrer Buchungen (Standbauer, etc.).
1.2. Bilder/Filme:
Mit Ihrer Mitgliedschaft und/oder der Anmeldung zu unseren Kursen/Veranstaltungen gewähren Sie der ÖGP die Erlaubnis, Fotos/Filme, die von Ihnen bzw. Ihrer Firmenpräsenz von unserem offiziellen Fotografen(team) aufgenommen wurden, auf unbestimmte Zeit für Marketingzwecke (Berichte, Bewerbung von Veranstaltungen & Eigen-Marketing) zu nutzen. Wenn Sie möchten, dass keine Fotos/Filme, in welchen Sie abgelichtet wurden, veröffentlicht werden, können Sie uns jederzeit kontaktieren: ogp@mondial-congress.com
1.3. Links zu anderen Websites:
Unsere Website und Online Formulare können Links zu anderen Websites enthalten. Die ÖGP ist nicht für die von Ihnen auf anderen Websiten eingebenen Daten verantwortlich.
Diese Organisationen unterliegen so wie wir der EU-DSGVO, die Umsetzung dieser obliegt jedoch jedem Unternehmen selbst. Unsere Datenschutzrichtlinien gelten ausschließlich für Daten, für welche wir (ÖGP) verantwortlich sind.
2. Informationspflicht gem. Art 12-14 EU-DSGVO
Gerne stellen wir Ihnen folgend alle Informationen zu Verfügung in denen Art, Zweck und Umfang der Verarbeitungstätigkeiten Ihrer personenbezogenen Daten beschrieben werden.
2.1. Verantwortlicher:
Österreichische Gesellschaft für Pneumologie (ÖGP)
c/o Mondial Congress & Events
Operngasse 20B, 1040 Wien
T: +43 1 58804 – 116 | F: +43 1 58804 – 185
E-Mail: ogp@mondial-congress.com & dataprotection@mondial-congress.com
Gesellschaftssekretariat: Irene Czurda
Datenschutzkoordinatorinnen Mondial Congress & Events: Carola Precht und Barbara Löffler
2.2. Zwecke der Datenverarbeitung:
Je nach Aktivität (siehe Punkt 1.1.) der betroffenen Personen werden dessen Daten für ein oder mehrere der unten gelisteten Zwecke verarbeitet.
| Verarbeitungszweck | Datenkategorien |
|
Mitglieder Management (Mitgliederverwaltung & Organisation inkludierter Leistungen) |
Name Kontaktdaten Adressdaten/Rechnungsdaten Beruf/Berufsstand Daten Ausbildungs- & Spezialisierungsinfos Geburtsdatum (wenn nötig) Kontodaten (wenn nötig) |
| Mitglieder Management / Präsidiums- & Vorstandsmanagement, Expert*innengruppen | Name Kontaktdaten Institution/Organisation Geburtsdatum (wenn nötig) Foto (wenn nötig) Conflict of Interest Infos (wenn nötig) |
| Vergabe Grants & Fellowships | Name Kontaktdaten Bewerbungsdaten Foto Kontodaten (wenn nötig) Kosten- & Teilnahmenachweis Ethikkommissionvotum (wenn nötig) |
| Industrie Management(Fördernde Mitglieder, Ausstellung & Sponsoring bei Fortbildungsveranstaltungen) | Name Kontaktdaten Firmendaten |
| Teilnehmer Management (Registratur, zusätzliche Buchungen) |
Name Kontaktdaten Adressdaten/Rechnungsdaten Registraturdaten Zusätzliche Buchungen Reisedaten (nur wenn nötig) Spezielle Ernährungsanforderungen (sensible Daten) Nachweis über den COVID-19 Impfstatus (auf freiwilliger Basis, sensible Daten) |
| Hotel Management | Name Kontaktdaten Adressdaten/Rechungsdaten Hotelbuchungsdaten Reisedaten (wenn nötig) Kreditkartengarantien (wenn angefordert) |
| Management Wissenschaftliches Programm (eingeladene Vorträge) |
Name Kontaktdaten Adressdaten/Institutionsdaten Vortragsdaten (Thema, Titel) Conflict of Interest Infos |
| Generelle Organisation / Akkreditierung & Compliance | Name & Stadt/Land Kontaktdaten (wenn nötig) Institution/Organisation (wenn nötig) Spezialisierung (wenn nötig) Vortragsdaten (Sprecher, Thema, Titel) |
| Generelle Organisation / Buchhaltung | Name Kontaktdaten Addressdaten/Rechnungsdaten Registraturdaten Zusätzliche Buchungen Hotelbuchungsdaten Honorardaten Sprecher Bankdaten (wenn nötig) Kreditkartendaten (wenn nötig) |
| Marketing & Weiterentwicklung | Name Kontaktdaten Institution/Organisation (wenn nötig) Ausbildungs- & Spezialisierungsinfos (wenn nötig) Fotos/Filme Statistische Datenangaben* Daten aus Veranstaltungs-Survey** (NUR anonymisiert) |
2.3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitungszwecke:
| Verarbeitungszweck | Rechtsgrundlage |
| Mitglieder Management
(Mitgliederverwaltung & Organisation inkludierter Leistungen) |
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| Mitglieder Management / Präsidiums- & Vorstandsmanagement, Expert*innengruppen |
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| Vergabe Grants & Fellowships |
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| Industrie Management
(Fördernde Mitglieder, Ausstellung & Sponsoring bei Veranstaltungen) |
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| Teilnehmer Management (Registratur, zusätzliche Buchungen) |
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| Hotel Management |
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| Management Wissenschaftliches Programm (eingeladene Vorträge) |
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| Generelle Organisation (Akkreditierung & Compliance, Buchhaltung) |
|
| Marketing & Weiterentwicklung |
|
2.4. Drittfirmen Datenempfänger – Kategorien:
Die Empfänger erhalten nur die für sie notwendigen Datenangaben, keine vollen Datensätze. Ihre Daten werden nur weitergeleitet, wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht und wenn eine gültige Rechtsgrundlage vorliegt.
| Verarbeitungszweck | Datenkategorien | Empfängerkategorien |
| Mitglieder Management
(Mitgliederverwaltung & Organisation inkludierter Leistungen) |
Name Kontaktdaten Adressdaten/Rechnungsdaten Beruf/Berufsstand Daten Ausbildungs- & Spezialisierungsinfos Geburtsdatum (wenn nötig) Kontodaten (wenn nötig) |
Leistungsträger (Erfüllungshilfen) |
| Vergabe Grants & Fellowships | Name Kontaktdaten Bewerbungsdaten Foto Kontodaten (wenn nötig) Kosten- & Teilnahmenachweis Ethikkommissionsvotum |
Leistungsträger (Erfüllungshilfen) |
| Industrie Management
(Fördernde Mitglieder, Ausstellung & Sponsoring bei Veranstaltungen) |
Name Kontaktdaten Firmendaten |
Leistungsträger (Erfüllungshilfen) |
| Teilnehmer Management (Registratur, zusätzliche Buchungen) |
Name Kontaktdaten Adressdaten/Rechnungsdaten Registraturdaten Zusätzliche Buchungen Reisedaten (nur wenn nötig) Passdaten (nur wenn nötig) Nachweis über den COVID-19 Impfstatus (auf freiwilliger Basis, sensible Daten) |
Leistungsträger (Erfüllungshilfen) |
| Spezielle Ernährungsanforderungen (sensible Daten) | Caterer | |
| Hotel Management | Name Kontaktdaten Adressdaten/Rechungsdaten Hotelbuchungsdaten Reisedaten (wenn nötig) Kreditkartengarantien (wenn angefordert) |
Hotels |
| Management Wissenschaftliches Programm (eingeladene Vorträge) |
Name Kontaktdaten Adressdaten/Institutionsdaten Vortragsdaten (Thema, Titel) Conflict of Interest Infos |
Entsprechende Akkreditierungsbehörden, Leistungsträger (Erfüllungshilfen) |
| Generelle Organisation / Akkreditierung & Compliance |
Name & Stadt/Land Kontaktdaten (wenn nötig) Institution/Organisation (wenn nötig) Spezialisierung (wenn nötig) Vortragsdaten (Sprecher, Thema, Titel) |
Entsprechende Akkreditierungsbehörden, Leistungsträger (Erfüllungshilfen) |
| Generelle Organisation / Buchhaltung | Name Kontaktdaten Addressdaten/Rechnungsdaten Registraturdaten Zusätzliche Buchungen Hotelbuchungsdaten Honorardaten Sprecher Bankdaten (wenn nötig) Kreditkartendaten (wenn nötig) |
Zuständige Behörden, Bank, Finanzamt, Steuerberater, Leistungsträger (Erfüllungshilfen) |
| Marketing (Mailings) |
Name Kontaktdaten |
Online Mailing Provider |
2.5. Übermittlung in Drittland:
Folgende Drittfirmen sind nicht in der EU tätig:
Mailchimp – USA / Online Mailing Provider für Newsletter & Marketing Mailings / Angemessenheitsentscheidung EU = Standarddatenschutzklauseln (Standard Contractual Clauses/SCCs), Mailchimp garantiert die Einhaltung und Umsetzung der Standarddatenschutzklauseln (SCCs) in den Standardnutzungsbedingungen.
2.6. Speicherdauer der Daten:
Kreditkartengarantien (z.B.: für Hotelbuchungen) sind bis 2 Wochen nach Veranstaltungsstart einsichtig und verschlüsselt aufbewahrt, danach werden diese unwiederbringlich gelöscht.
Sensible Daten (spezielle Ernährungserfordernisse, Nachweis über den COVID-19 Impfstatus), die unter Einwilligung der Betroffenen erhoben werden, sowie Angaben der Statistischen Datenerhebung werden nach Ende der Veranstaltungsnachbereitung unwiederbringlich gelöscht.
Alle anderen Daten werden bis Mitgliedsaustritt + 7 Jahre bzw. ab Rechnungsausstellung 7 Jahre aufbewahrt, um die gesetzliche Aufbewahrungsfrist laut Umsatzsteuergesetz 1994 zu erfüllen sowie eine den Ansprüchen der Gesellschaft und ihren Mitgliedern gerecht werdende Mitgliederverwaltung und Veranstaltungsnachsorge (z.B.: nachträgliche Teilnehmerbestätigungen und Präsentationszertifikate) zu ermöglichen.
3. Betroffenenrechte
Gerne informieren wir Sie über Ihre Rechte gemäß EU-DSGVO:
3.1. Betroffenenrechte gem. Art 15-21 EU-DSGVO:
- Auskunftsrecht
- Recht auf Berichtigung
- Recht auf Löschung/Recht auf „Vergessenwerden“
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Widerspruchsrecht (bei berechtigtem Interesse des Verantwortlichen)
Detaillierte Beschreibungen finden Sie hier: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE
© European Union, http://eur-lex.europa.eu/, 1998-2018′
3.2. Recht auf Widerruf gem. Art. 7 EU-DSGVO:
Abhängig Ihrer Aktivität(en) bitten wir Sie um verschiedene Einverständniserklärungen. Diese werden innerhalb unserer Online Portale, oder direkt bei der betroffenen Person/Firmenrepräsentant abgefragt. Die Einverständniserklärungen sind gemäß EU-DSGVO nicht verpflichtend.
Jede betroffene Person hat das Recht, ihre gegebene(n) Einwilligung(en) jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einverständniserklärung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Einverständniserklärungen sind jederzeit schriftlich widerrufbar an: ÖGP, c/o Mondial Congress & Events, Operngasse 20B, 1040 Wien oder an ogp@mondial-congress.com & dataprotection@mondial-congress.com
Verarbeitung Ihrer Daten von der ERS (European Respiratory Society):
Wenn Sie der ERS beitreten möchten:
Um Ihnen alle ERS-Mitgliedschaftsvorteile zur Verfügung stellen zu können, darf die ÖGP Ihre persönlichen Daten (bestehend aus Titel, vollständiger Name, Adresse, Telefonnummern, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Berufsgruppe) zum Zweck der Datenbankanlage und Verwaltung von ERS Mitgliedern an die ERS weitergeben.
-> diese Einverständniserklärung wird bei der Online-Anmeldung abgefragt
Weitergabe Ihrer Daten an andere Teilnehmer bei virtuellen Fortbildungsveranstaltungen
Connection über das Meeting Hub bei virtuellen Fortbildungsveranstaltungen der ÖGP
Bitte beachten Sie: Wenn Sie sich mit einem/r anderen Teilnehmer/In, welche in der Meeting Hub Funktion der Online-Plattform einer Fortbildungsveranstaltung der ÖGP gelistet sind, vernetzen, erteilen Sie damit ihr Einverständnis, dass Ihre personenbezogenen Daten (Name, Organisation, E-Mail-Adresse und Website – abhängig von Ihrer Auswahl in den Privacy Einstellungen der Online-Plattform), welche von der ÖGP erhoben wurden, von dem/r ausgewählten Teilnehmer/In exportiert werden können, und er/sie für dessen eigene Zwecke direkt kontaktieren darf.
Weitergabe Ihrer Daten an Aussteller & Sponsoren
Kontaktaustausch während der virtuellen Ausstellung
a) Connection über den Meeting Hub während eines Meetings mit virtuellen Ausstellern/Sponsoren
Bitte beachten Sie: Wenn Sie sich mit einem virtuellen Aussteller/Sponsor innerhalb der Meeting Hub Funktion der Online-Plattform einer Fortbildungsveranstaltung der ÖGP vernetzen, erteilen Sie damit ihr Einverständnis, dass Ihre personenbezogenen Daten (Name, Organisation, E-Mail-Adresse und Website – abhängig von Ihrer Auswahl in den Privacy Einstellungen der Online-Plattform), welche von der ÖGP erhoben wurden, vom ausgewählten Aussteller/Sponsor exportiert werden können, und dieser Sie für eigene Zwecke direkt kontaktieren darf.
b) Lead Capture während eines Meetings mit virtuellen Ausstellern/Sponsoren
Bitte beachten Sie: Wenn Sie einer „Lead Capture“ während eines Meetings mit einem virtuellen Austeller/Sponsor innerhalb der Online-Plattform einer Fortbildungsveranstaltung der ÖGP zustimmen, erteilen Sie damit Ihr Einverständnis, dass Ihre personenbezogenen Daten (bestehend aus Titel, Name, Kontaktdaten, Adressdaten, Position & Organisation/Institut), welche von der ÖGP erhoben wurden, an den entsprechenden Aussteller/Sponsor weitergeleitet werden dürfen und dieser Sie für eigene Zwecke direkt kontaktieren darf.
-> diese Einverständniserklärung wird während eines Meetings mit einem virtuellen Aussteller/Sponsor abgefragt
3.3. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gem. Art 77 EU-DSGVO
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die EU-DSGVO verstößt.
4. Beschreibung sonstiger Zwecke
Berechtigte Interessen des Verantwortlichen gem. Art 6 (1) f) EU-DSGVO
4.1. Werbung/Marketing/Informationsweitergabe
Verarbeitung von personenbezogenen Daten der betroffenen Person um über Aktivitäten der Gesellschaft (z.B.: Preisausschreiben, Fellowships, etc.), sowie Gesellschafts- bzw. Themenrelevanten Veranstaltungen zu informieren.
4.2. Weiterentwicklung/Evaluierung
Verarbeitung von personenbezogenen Daten der betroffenen Person um das Programm, die Ausführung und Umsetzung von Gesellschaftsaktivitäten weiter zu entwickeln.
4.3. Veröffentlichung des Präsidiums, Vorstandes, Expert*innengruppen
Verarbeitung von personenbezogenen Daten der betroffenen Person um die Öffentlichkeit und Mitglieder über die Gesellschaft zu informieren bzw. die Gesellschaft entsprechend zu präsentieren. Daten werden über verschiedene Kommunikationskanäle (einschl. Website und Druckmedien) veröffentlicht.
Betrifft die folgenden Personenkategorien: Mitglieder des Präsidiums & Vorstandes, Mitglieder der Expert*innengruppen
4.4. Veröffentlichung des Programmes
Verarbeitung von personenbezogenen Daten der betroffenen Person für die Bewerbung und die Publikation des Veranstaltungsprogrammes über verschiedene Kommunikationskanäle (einschl. Website und Druckmedien).
Betrifft die folgenden Personenkategorien: Sprecher & Vorsitzende, Preisträger (Grants/Fellowships), Industrie
4.5. Akkreditierung & Einhaltung von Compliance-Regelungen: DFP, CME, EFPIA, MedTech, etc.
Verarbeitung von personenbezogenen Daten der betroffenen Person um die Akkreditierung des wissenschaftlichen Programmes zu organisieren und die Einhaltung nationaler und internationaler Compliance-Regelungen im Bereich medizinischer Veranstaltungen zu erfüllen.
Betrifft die folgenden Personenkategorien: Organisierende Mitglieder, Sprecher & Vorsitzende, Industrie